Hello, Hello 🙆🏻 Bienvenue sur Happy Recruteur ! Si tu ne me connais pas encore, je tiens à me présenter, je m'appelle Amélie et j'accompagne depuis 2019 les recruteurs indépendants par le biais d'articles, d'une newsletter et de différentes offres de formations. Mon but est d'apporter les meilleures pratiques dans le milieu !

Sauf erreur de ma part, je ne crois pas  avoir reçu de règlement de votre part.

Aujourd’hui, nous allons parler facturation, mais pas forcément dans le bon sens du terme (une facture est toujours une bonne nouvelle chez un freelance), mais plutôt dans le mauvais sens du terme : les retards de paiement ou les impayés. 

En tant que recruteur indépendant, tu vivras forcément une fois cette situation, c’est pour ça que j’ai voulu en faire un focus pour t’épauler dans cette problématique avec mes meilleurs conseils. Let’s go ! 👇

1. Repérer les comportements suspects.

Ces comportements peuvent intervenir à n’importe quel moment : avant la vente (lors de l’appel découverte), lors de la prise de brief, lors de la signature du contrat de prestation, en plein milieu de la mission ou à la fin de la prestation. Ces comportements sont tous simplement des mots, des actions, un ressenti, une intuition, quelque chose qui te fait dire « la réaction de ce client n’est pas normale». 

Repérer ces comportements à risque vont te permettre d’éviter au maximum les mauvais payeurs. Selon les cas, tu vas devoir axer ta communication d’une manière différente, recadrer certains termes, répéter tes conditions de vente et sécuriser tes prestations. 

Mieux vaut prévenir, que guérir.

Les différents comportements supects : 

→ Le prospect ou le client ne veut pas aborder le sujet du budget lors du premier rendez-vous. L’argent n’est pas tabou, le budget fait partie de la prestation. Ce sujet doit être abordé dès la première prise de contact.

→ Le prospect ou le client va aborder le budget en dernière minute, rapidement, sans valider à la voix les conditions de vente. « Oui, au niveau des tarifs on verra avec les premiers envois de profils » 

  → Il demande de commencer à travailler sans contrats de prestation ou même de devis. (Le grand classique dans le recrutement) 

→ Il va rester évasif sur son business, la façon dont il gagne son argent, par exemple sur son CA de l’année N-1 ou son capital de départ. 

  → Le prospect va tenir des discours de novice : « Je débute mon activité et j’ai pas les moyens de tout payer » = si tu n’as pas les moyens, tu ne t’épaules pas d’un consultant en recrutement. 

  → Le client va constamment trouver les tarifs trop chers, voir même les tirer vers le bas, comparer tes services avec un autre recruteur indépendant, faire culpabiliser (trop jeune, pas assez d’expérience, début d’activité, femme, …). Tout cela dans le but de te déstabiliser. 

  → Il peut renégocier les tarifs de lui-même après signature du contrat de prestation. 

 → La remise en question de la prestation de recrutement pour ne pas payer la deuxième partie de la facture par exemple (attention à ne pas te faire avoir avec les garanties de remplacement, si tu souhaites les appliquer et c’est un autre débat).

2. Ce que tu peux faire :

→ Vérifier la fiabilité d’une entreprise avec une recherche internet (e- réputation).

• Aller sur le site société.com pour regarder déjà si la société existe bien, le statut juridique, le capital de départ, la tranche d’effectif et le chiffre d'affaires de l'année N-1 (cela te donne une première base pour la tarification).
• Regarder les avis sur https://www.glassdoor.fr
• Taper l'entreprise sur Google et voir ce qu'il en ressort sur la première page.

→ À la fin du call découverte, pense à bien reformuler (dans le but de valider!) le besoin du client (nombre de candidats à recruter, type de profil, etc…) mais surtout les tarifs (17% du SBA) et les conditions de ventes (facturation en 2 temps détaillée). 

Lire l'article : Apprendre à gérer tes clients en freelance 

→ Demander un forfait de démarrage (un client qui a déjà réglé une prime de départ sera beaucoup plus motivé à aller au bout de la prestation pour ne pas perdre son investissement) sur du succès, ou une condition de paiement comptant. 

 → Prévoir un échéancier de paiement pour que ton client ne sois pas surpris par les deadlines. À chaque facture, tu annonces la prochaine deadline dans le mail de remerciement. 

 → Faire un contrat de prestation de service avec des CGV détaillées. C’est tout à fait NORMAL de vouloir faire un contrat, parler délai, budget, … Je répète : l’argent n’est pas tabou en entreprise. PS : un devis sert tout de même de document juridique valable en cas de conflit. 

→ Investir dans une assurance de responsabilité civile professionnelle avec une option assistance juridique pour l’aide d’un avocat en cas de recouvrement. 

→ Des factures complètes et professionnelles avec les mentions légales obligatoires :

• Date et numéro de facture
• Date de la prestation
• Identités de l’acheteur et du vendeur
• Numéro de bon de commande (éventuel)
• Date et délai de paiement
• Toutes les mentions de prix
• Taux des pénalités de retard et mention de l’indemnité forfaitaire

→ Connaître et parler de sa démarche en cas d’impayés, être professionnel. Dès que le cas est avéré, probant ou annonciateur d’un futur mauvais payeur, il ne faut plus avoir de contact direct et surtout pas à l’oral. Tout se passera par courrier. Tout commence avec une lettre recommandée demandant au principal concerné de payer la somme restante. Cet avis sera envoyé 3 fois de suite avec 3 semaines d’intervalle. S’il reste sans réponse, une demande de conciliation va être lancée. Le but est de convoquer les deux parties pour trouver une solution de paiement qui ira à tout le monde. Le cas échéant, il faudra lancer la machine judiciaire. C’est-à-dire porter plainte et attendre un procès. Ce sera au juge de trancher sur les fautes de chaque partie et les solutions pour assurer le recouvrement complet et entier de la dette, plus les pénalités de retard dans certains cas. Good luck !

→ Ne pas trop attendre en cas d’impayés, prendre les choses en main rapidement notamment grâce aux relances (automatiques ou non si tu utilises un outil de gestion). 

  → Financièrement, il faut être plutôt prévoyant pour le coup et avoir un backup contre les imprévus, les retards de paiement, etc.

Mon dernier conseil pour conclure :

Une relation avec un client en freelance, c’est du donnant-donnant. Il faut que le contrat soit à la fois avantageux pour toi mais aussi pour lui. De même pour le client, sois cordial, sympathique mais jamais dans le copinage. Il est très important de garder de bonnes relations avec tes clients que cela soit avant la vente, pendant la prestation (avec une présence régulière et qualitative) ou en fin de mission, on appelle cela du Customer care (= prendre soin de ses clients). 

Tout ça pour te dire que si tu entretiens une vraie relation professionnelle constructive avec celui-ci, tu auras moins de risques d’avoir des problèmes de paiement.

Et voilà, c’est fini, tu as toutes les clefs en main pour éviter les mauvais payeurs !   On se retrouve très vite sur la newsletter ou à travers mes guides gratuits !

PS : L'abonnement logiciel à Freebe 💛: Mon outil de facturation du quotidien ! Au début, j'étais en mode "je fais tout toute seule" et puis 1 an après, je me suis sentie débordée par manque de temps. J'ai préféré investir dans un logiciel de gestion et c'est Freebe que j'ai choisi (je t'offre 2 mois sur ton abonnement avec le code HAPPYRECRUTEUR à mettre dès l'inscription sur ce site), verdict : 100 % satisfaite !

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