Recruteur freelance : Comment gérer

tes clients ?

Hello, moi c'est Amélie. J'accompagne les recruteurs à devenir freelance.

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- Les accompagnements personnalisés, tu peux me contacter ici

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- La newsletter, tu peux t'abonner à la fin de chaque article.

Je pense vraiment qu'être freelance, ce n'est pas faire son métier différemment c'est plutôt ré-inventer son métier, ses process et ses méthodes à sa façon.  Je vais te dévoiler une méthode pour gérer tes clients avec un process automatisé. À toi, de t'inspirer de celle-ci et de rajouter tes propres process pour gagner le plus de temps possible.

Généralement, le premier contact se fait par écrit (un mail, un message sur une plateforme, sur LinkedIn, ...). Je te laisse voir (de réelles) prise de contact par des prospects pour des missions de recruteuse freelance.

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Je t'invite à lire l'article sur la plateforme Malt avec tous mes conseils pour trouver tes premiers clients dès ton lancement.

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✅ La première action à faire : pré-analyse de son besoin

Après réception de ce message, tu peux déjà faire une micro-analyse du besoin client. J'ai établi une liste de questions à me poser, je la reprends à chaque demande. C'est à toi de t'inspirer pour créer ta propre liste de questions selon tes prestations.

• Est-ce que le besoin correspond à mes prestations ?
• Est-ce que j'ai assez de temps pour cette mission ? 
• Combien de temps va durer la mission ? 
• Est-ce que le prospect a indiqué une fourchette de tarif ou un budget ? 
• Est-ce que j’ai les outils pour travailler sur cette mission ? 
• Est-ce que je connais bien ce secteur d'activité ? 
• Est ce que c’est une mission occasionnelle ou elle peut durer sur le long terme ? 
• Est ce que je connaissais ce client ? 
• Est ce que c'est une prestation chez le client ? en télétravail ?
• Est ce que cela ressemble à un message copié collé à pleins d’autres free-lance ? (Si oui, dans ce cas tu peux déjà t’attendre à de la concurrence)
• ...

Par la suite, je reprends ces questions pour :

➡️ Garder celles sans réponses pour les poser au rendez-vous client.

➡️ Aller plus loin dans mes réflexions pour proposer une analyse plus complexe à mon client de sa problématique.

➡️ Commencer à faire un point sur mes projets et ces besoins, savoir comment je peux apporter mon expertise et réussir sa mission.

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✅ La deuxième action à faire : récupérer le plus d’infos en externe

Après la première étape de micro-analyse du besoin, je vais devenir une vraie chasseuse d'infos. Je vais scroller tout le web pour avoir un avis bien précis de l'e-réputation de mon client.

➡️Aller sur le site société.com pour regarder déjà si la société existe bien, le statut juridique, le capital de départ, la tranche d'effectif, le capital social et le chiffre d'affaires de l'année N-1 (cela me donne une première base pour ma tarification).

➡️Aller voir son site internet et regarder les différentes rubriques, notamment la partie carrière, évolution, REX des collaborateurs, ...

➡️Regarder les avis sur https://www.glassdoor.fr

➡️Regarder si l'entreprise est référencée sur https://www.welcometothejungle.co/fr

➡️ Taper l'entreprise sur Google et voir ce qu'il en ressort sur la première page.

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✅ La troisième action à faire : répondre par écrit au client

Une fois que tu t'es fait une première idée du besoin (avec la micro-analyse) et une idée de l'entreprise (avec le scroll du web), tu vas pouvoir engager un premier retour. Je te conseille de ne pas faire trop traîner, 2/3 jours maximum. De plus, le client n'a surement pas contacté que vous. Au début, peut-être que tu vas mettre un peu plus de temps pour ces étapes mais après une fois que les questions et le process sont dans ta tête, tu vas prendre moins de 30 minutes pour tout faire 🙌

➡️Tu vas envoyer le mail automatisé, mais hyper personnalisé (#LaPersonnalisationBordel!) au client avec un "call to action", notamment avec un appel ou un rendez-vous.

Voici un exemple de mail, tu peux te baser sur celui-ci ou en créer un sur-mesure :

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❌ A ne pas oublier ! Si le client a été un peu évasif, il faut rajouter certaines questions dès le mail de réponse à la demande client :

Exemple :

- "Je souhaiterais vous demander quelques précisions, je suis en télétravail, est-ce que cela ne vous dérange pas ?

- "Je n'ai pas bien compris dans votre message, pour quand est la mission ?"

- "C'est une prestation pour votre agence ou votre client ?"

- "Combien faut-il recruter de profil ?"

Le premier (vrai) contact peut-être physique ou téléphonique. Dans les 2 cas il faut un minimum se préparer.

Généralement, c'est le prospect qui commence la conversation, vu que c'est lui qui a une demande. Il va donc se présenter lui-même, parler de son entreprise, poser sa problématique et présenter le contexte. Si vous sentez une gêne, prenez les choses en main en vous présentant et en finissant par "Comment puis-je vous aider?".

Durant sa présentation, il est mieux de prendre des notes, pour pouvoir bien reformuler son besoin à la fin de sa présentation. Ensuite, (si ce n'est pas fait), c'est à toi de te présenter. N'hésite pas à travailler au préalable ton discours, il sera toujours le même au début de chaque contact client et évoluera par la suite en fonction du besoin.

• Apprends à te présenter en quelques phrases. « Bonjour, je m’appelle Amélie, je suis recruteuse depuis 4 ans, j’ai travaillé dans différentes structures (ESN, start-up, cabinet) et je suis passé freelance récemment. Je partage ma vie entre Paris et Saint-Etienne, je suis donc en full télétravail mais si je suis dans votre région, je peux me déplacer, bien sûr. »

• Apprends à présenter tes prestations en fonction du projet client : « Je peux gérer tout le processus de recrutement de A à Z, par rapport à votre besoin précis, je vous propose de faire le sourcing, le tri des candidatures, la pré-qualification téléphonique et l’envoi du compte rendu détaillé », « J’ai déjà travaillé sur des profils « IT, Big Data, Marketing, …. » et je connais bien ces métiers. Ou alors « Je ne suis pas spécialisée dans ces métiers mais cela ne me pose aucun problème »

• Apprends à en donner un peu plus que les autres pour que le client considère que cette mission est faite pour toi. « Je me suis permise en attendant notre rendez-vous de regarder un peu le marché et j’ai tiré quelques analyses rapide : un peu bouché au niveau des profils confirmés, mais pas mal de demandes en sortie d’école, je pense qu’il faut axer les recrutements sur ce type de prestations avec une bonne formation en interne » ou alors « Je connais bien ce marché et j’ai déjà quelqu’un sous la main, je l’ai contacté en lui parlant rapidement de votre entreprise, il avait l’air intéressé » (bien sûr, il faut que cela soit vrai) 

• Tu expliques ton process : Je travaille sur les jobboards/ ou pas sur les jobboards, je fais des approches directes sur LinkedIn, je réalise des entretiens structurés, … je fais des skypes, que par téléphone, en physique. Tu dois décrire ton mode d’action. 

• Tu parles tarifs : tu peux commencer par tâter le terrain en posant cette première question : "De votre côté, quel est le budget pour cette mission?". Analyse bien sa réponse, elle est précieuse. Tu peux te baser sur sa réponse en augmentant légèrement le prix si sa réponse te semble correct. Tu veux le meilleur des tips sur la tarification ? Si le client ne négocie pas, c'est que tu pouvais vendre plus.

• Tu poses des questions : C'est le moment de poser des questions, de visiter les locaux, de rencontrer d'autres collaborateurs, d'aller plus loin qu'une simple fiche de poste.

• Tu proposes d'envoyer un devis : Par exemple "Ce que je vous propose, c'est de vous envoyer un devis par mail concernant un retour ? N'hésitez pas à me le renvoyer signé avec la mention bon pour accord. Dans ce devis,  je mets toujours en pièce-jointe ma grille tarifaire avec l'ensemble de mes prestations. 

Pour t'aider, tu peux voir le focus "Créer mes premiers devis et factures avec les obligations légales". Les 3 règles de la construction de ton devis :

✅ Ne te brade pas.

✅ Applique des prix cohérents.

✅ Sois flexible

Par contre, sois le plus précis possibles dans ton devis. Si tu fais le choix de ne pas te protéger juridiquement avec des contrats ou CGI, ton devis fait preuve de contrat juridique avec ton client. Il vaut mieux qu’il soit trop détaillé que pas assez. Que vous soyez en franchise de TVA ou non, les prix dans les lignes du devis sont toujours en HT (hors taxes). Si vous êtes en franchise de base (c’est à dire que vous ne facturez pas la TVA), alors le montant total doit être exprimé en HT et vous devez faire figurer la mention « TVA non applicable article 293B du CGI » juste en dessous.

Une fois votre devis terminé, il vous faut l’envoyer ou le remettre à votre client. Encore une fois, exigez la signature de votre client + un « bon pour accord » dessus et ne commencez pas à travailler avant de l’avoir obtenue. Il y a également un point que je n'ai pas abordé, c'est le document de présentation. Je suis en train de travailler sur le mien en ce moment, je ferais un focus peut-être dessus un jour. C'est un document qui va devenir le pilier de ton business, cela peut être sous forme de PDF ou plus original sous forme de vidéo. Ce support va te permettre de te présenter, parler de tes clients, mais surtout expliquer clairement ta façon de travailler.

Je vais prendre pour exemple une mission "Sourcing + Pré-qualification + Envoi des comptes-rendus". Je vais pouvoir retravailler les fichiers des clients : les fiches de postes, la création d'une fiche « Découvrir l’entreprise X ». Ensuite je fais une préparation de sourcing, je regarde le marché , je contacte mon réseau, j’identifie les tops profils, …

J’ouvre un tableau trello partagé avec mes clients pour suivre l'ensemble du processus de recrutement. Avec chacun de mes clients j'ai un tableau partagé sur Trello. Je trouve ce système très efficace. De plus, je travaille en transparence les clients peuvent voir pourquoi le candidat à refuser l’opportunité, mes messages d’approches, l’évolution des candidatures. Pour automatiser cette création de tableau à chaque client, j'ai créé des tableaux Trello vierges. Il me ne me reste plus qu’a le personnaliser avec le process interne de la nouvelle entreprise. Par la suite, j'ajoute mes clients (via e-mail) pour qu'il puisse suivre mon travail ainsi que le projet. Ils peuvent également participer, modifier une carte, rajouter des éléments, ect...

Voici un exemple de mes tableaux Trello sur tout le process de recrutement :

Selon les clients, j’utilise différents canaux de communication : mail, téléphone, téléphone, linkedIn, Whatsapp avec des messages audios (très pratiques), … J’essaye d’avoir des feedbacks vraiment très précis des clients concernant les candidats. Et très honnêtement ce dernier point est bien compliqué. Je fais également le suivi de dossier jusqu’a la signature du contrat et la période d’intégration. J’accompagne le plus possible mon client pour améliorer son processus de recrutement.

✅ J’envoie la facture. Et je fais un petit mot de remerciement.

✅ J’essaye de trouver une autre opportunité pour travailler avec lui.

✅J'essaye également d'envoyer en fin de mission un questionnaire de satisfaction sur la prestation.

✅ Je reste en contact avec lui et essaye de prendre des nouvelles.

✅ Je demande une recommandation pour LinkedIn, Malt, mon site internet, ...

C'est la fin ! Mon process de gestion de client n'a plus de secret pour toi. Il suffit de le mettre en place quelques fois pour que cela devienne un automatisme dans ton business.

✨Et toi comment tu gères tes clients ?

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