Hello, Hello 🙆🏻 Bienvenue sur Happy Recruteur ! Si tu ne me connais pas encore, je tiens à me présenter, je m'appelle Amélie et j'accompagne depuis 2019 les recruteurs indépendant par le biais d'articles, d'une newsletter et de différentes offres de formations. Mon but est d'apporter les meilleures pratiques dans le milieu ! Mon dernier projet à découvrir ? "Le Guide du Recruteur indépendant" à petit prix !
Aujourd’hui, nous allons parler d’un sujet pas très funky : l’administratif en micro-entreprise. Même si le statut est simplifié et que la comptabilité est plus légère qu’une entreprise classique, il y a certaines règles à respecter.
Qui dit auto-entreprise, dit factures et devis. Tu ne peux pas y échapper, mais tu as le choix : logiciel gratuit ou payant, en ligne, cahier de facturation, word, excel (si tu es assujetti à la TVA, malheureusement ces deux derniers logiciels pour la création de factures sont interdits depuis 2018, oui c’est dingue!) … 😵
Il existe encore de nombreuses solutions pour t'accompagner et surtout te faire gagner du temps. N’hésite pas à tester en avance plusieurs options pour être à l’aise avec ta facturation.
Moi, j'ai choisi Freebe ❤ Au début, j'étais du style "je fais tout toute seule" et puis 1 an après, je me suis sentie débordée par manque de temps. J'ai préféré investir dans un logiciel de facturation et c'est Freebe que j'ai choisi (2 mois offerts sur ton abonnement avec le code HAPPYRECRUTEUR à mettre dès l'inscription), verdict : 100 % satisfaite !
FACTURATION ET DEVIS POUR FREELANCE
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Le Devis en Freelance 📄
➡️Qu’est ce qu’un devis ?
Un devis est un document écrit par lequel un fournisseur ou un prestataire de services propose un prix pour un bien ou un service.
La partie à bien comprendre est qu’un devis est obligatoire de même que la signature de ton client. Tout simplement parce que le devis signé, tient lieu de CONTRAT entre ton client et toi et qu’il fixe un prix ferme.
De plus, en cas d’impayés ou de litiges avec celui-ci, tu ne peux pas procéder à un recours juridique si le devis n’est pas signé au préalable.
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➡️Quand dois-je faire un devis ?
C’est très simple. Un beau jour, ton premier client va venir à toi.
Il est intéressé par tes services et tes prestations. Tu vas prendre contact avec lui (par mail ou par téléphone) et discuter plus en détails. Tu vas notamment lors de ces échanges parler de tarifs, coûts, budget pour cette prestation.
Après cette discussion et la validation de l'intérêt commun, tu vas commencer à faire un devis. Tu vas le rédiger puis l’envoyer au client. Exige soigneusement la signature de ton client dessus et ne commence pas à travailler avant de l’avoir obtenue.
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➡️Quoi mettre sur son devis ?
Les éléments obligatoires à faire figurer dans ton devis :
- Coordonnées : nom, prénom, nom de société, adresse physique, adresse mail, numéro de téléphone, numéro SIRET et de TVA (si applicable).
- Coordonnées du client
- Date à laquelle le devis est créé
- Numéro de devis
- L’objet du devis
- Son délai de validité (généralement on met 30 jours)
- Numéro d’immatriculation RM / CCI / URSSAF
- Numéro de contrat d’assurance RC pro ainsi que l’organisme assureur (si applicable). En recrutement, à part spécificité, pas besoin d’assurance !
- Code NAF (Tu peux le retrouver sur ton certificat INSEE)
- La mention « TVA non applicable article 293B du CGI » (sauf si tu es assujetti à la TVA, bien évidemment)
💡Conseil : quand on remplit son devis, il faut être le plus précis possible.
Surtout dans le cadre de prestations de service (notamment en tant que consultant recrutement), il ne faut pas hésiter à rentrer dans le détail : délais, nombre d’allers-retours, conditions, clause de garantie, …
Ton devis devient ton contrat (si bien sûr, aucun autre contrat n’a été signé en plus), il est donc primordial de bien préciser ton périmètre d'action sur lequel vous vous êtes mis d’accord. Il ne faut pas avoir peur d’en rajouter, d’être dans le détail et de poser un cadre concret, au contraire cela ne peut que rassurer le client et te protéger en retour.
C’est à toi de choisir comment tu vas facturer ta prestation (et notamment remplir tes lignes de prix) :
- À l’unité (par exemple, un test d’anglais a effectuer sur un candidat)
- À l’heure (x heures pour x pré-qualification téléphoniques)
- À la journée (une journée de travail de sourcing,
- Au pourcentage (% d’un montant, généralement le salaire brut annuel de la personne recruté)
👉🏼Auto-entreprise sans TVA (« franchise de base »): Les prix sur les devis sont toujours HT (hors taxes). Par contre, tu dois faire figurer la mention « TVA non applicable article 293B du CGI » juste en dessous.
👉🏼Auto-entreprise avec TVA (« franchise avec TVA »): Pareil, les prix sur les devis sont toujours HT (hors taxes). La TVA vient se rajouter seulement lors du total.
La Facture en freelance 📑
➡️Qu’est ce qu’une facture ?
La facture est un document comptable qui prouve l'achat ou la vente d'un bien ou d'un service. Tout comme le devis, la facture est obligatoire.
PS : tu as l’obligation de les conserver pendant 9 ans ! ⏳
La facture contient presque les mêmes éléments que le devis, l’unique changement est que tu vas intituler le document "facture", le dater et lui attribuer un numéro.
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➡️Quand dois-je faire une facture ?
Un fois que la prestation est réalisée, tu vas pouvoir envoyer la facture qui va déclencher le processus de paiement chez ton client.
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➡️Quoi mettre sur ses factures ?
Les éléments obligatoires à faire figurer sur cette facture :
- Coordonnées : nom, prénom, nom de société, adresse physique, adresse mail, numéro de téléphone, numéro SIRET et si applicable, n° de TVA.
- Coordonnées de ton client.
- Numéro de facture.
- L’objet de la facture.
- Date d’émission (création de la facture).
- Date de réalisation de la prestation.
- Numéro d’immatriculation RM / CCI / URSSAF.
- Délai de paiement.
- Le numéro d’assurance professionnelle ainsi que l’organisme assureur (si applicable). En recrutement, à part spécificité, pas besoin d’assurance !
- Code NAF (tu peux le retrouver sur ton certificat INSEE).
- La mention « TVA non applicable article 293B du CGI » (sauf si tu es assujetti, bien évidemment).
- Les mentions obligatoires de pénalités en cas de retard de paiement (ne surtout pas oublier ⚠️!).
Exemple que tu peux réutiliser à ta guise :
- "Aucun escompte consenti pour règlement anticipé."
- "Tout incident de paiement est passible d'intérêt de retard. Le montant des pénalités résulte de l'application aux sommes restant dues d'un taux d'intérêt légal en vigueur au moment de l’incident."
- "Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement: 40€."
➡️L’astuce : contrairement aux devis, tu n'es pas obligé de remettre en détail tes conditions sur la facture. Il faut tout simplement reprendre les lignes principales.
👉🏼Auto-entreprise sans TVA (« franchise de base »): montant total HT + mention d’exonération TVA non applicable article 293B du Code Général des Impôts.
👉🏼Auto-entreprise avec TVA (« franchise avec TVA »): montant de la TVA sur une ligne séparée, puis faire un montant TTC global sur une dernière ligne.
N’oublie pas de joindre un RIB (pièce jointe ou en bas du document), c’est mieux pour le paiement ;-)
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📊Le système de numérotation obligatoire de la facture 📊
Il existe 3 règles à respecter coûte que coûte :
✔️Les numéros doivent obligatoirement se suivre dans l’ordre chronologique. Plusieurs nomenclatures sont possibles, exemple : 001, 002, 003 / 101, 102, 103 / 20191, 20192, 20193, ect…).
❌Il est formellement interdit d’utiliser le même numéro pour 2 factures différentes et avoir des trous dans la suite de numéros.
✔️Il est impossible de modifier ou de supprimer une facture après création. Une facture « mauvaise » sera marquée en « annulée » pour ne pas bloquer l’ordre des numéros.
Et voilà, c’est fini, tu as toutes les clefs en main pour créer tes premiers devis et tes premières factures.
Au début cela va être long (mon premier devis m'a fait perdre 3 heures!), par la suite tu vas prendre ton rythme et tu y prendras même goût.
En espérant qu’il y ait plus de factures que de devis 🤗
Amélie, créatrice d'Happy Recruteur
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Au début, j'étais en mode "je fais tout toute seule" et puis 1 an après, je me suis sentie débordée par manque de temps. J'ai préféré investir dans un logiciel de gestion et c'est Freebe que j'ai choisi (je t'offre 2 mois sur ton abonnement avec le code HAPPYRECRUTEUR à mettre dès l'inscription sur ce site ), verdict : 100 % satisfaite !