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"Guide pratique : Organisation de la fin de mois pour recruteurs freelance"

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· Organisation client,Vie de freelance

Hello, Hello 👋

Quand j'ai lancé HappyRecruteur en septembre 2019, je n'imaginais pas que cette aventure allait être aussi intense et que j'allais accompagner autant de recruteurs et cabinets de recrutement !

À la base, je souhaitais simplement partager avec d'autres personnes mon expérience de l'entreprenariat comme consultante en recrutement puis le projet a grandit et j'accompagne maintenant les recruteurs à se lancer et à développer un business stable. 

Mon dernier projet à découvrir ? "Le Guide du Recruteur indépendant" à petit prix !

Tous les 27 (ou 28) du mois, je procède au même rituel : je reprends la liste de tâches "Fin de mois" et je coche petit à petit. 📅

C'est devenu une routine mensuelle bien rodée qui me permet de faire tout le même jour. Je prévois une après-midi généralement pour boucler tout ça en mode batching (traitement par lots).

Voici donc, la liste des tâches que je m'efforce de cocher chaque fin de mois ⤵️

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Faire le Point sur les Projets en Cours + KPI'S

La première étape consiste à faire le bilan de tous les projets en cours : projet recrutement, projet partenariat, projet client, projet compléments de revenus, projet communication, ... 

Je vérifie l’état d’avancement de chaque tâche et m'assure que toutes les deadlines sont respectées, notamment sur mon Notion. 

🟡 Réviser les projets en attente : 
Analyse des Projets Actuels : Je passe en revue chaque projet pour m’assurer qu’aucun détail n’a été négligé. Je regarde l'avancée des projets sur mon Notion.
〰️ Qu'est-ce qui a fonctionné ce mois-ci ?
〰️ Qu’est-ce qui peut être amélioré ? Et surtout comment ?
〰️ Quelles sont mes nouvelles priorités ?
〰️ Quel chiffre d’affaires je souhaite atteindre pour le mois prochain ?
〰️ Qu'est-ce que je peux créer de nouveau ?
〰️ Qu'est-ce que je automatiser dans mon business?
〰️ Qu’est-ce qui peut être arrêté, supprimé ou délégué ?
Suivi des Échéances : Je m’assure que toutes les deadlines sont respectées sinon, je prépare mail explicatif et une nouvelle estimation de date (cela peut m'arriver sur des articles avec des partenaires par exemples).
Évaluation des Priorités : Je réévalue les priorités en fonction des besoins des clients et de l’urgence de mes projets (et pas ceux des autres!).

Exemple de révision de projet en attente sur la partie création de contenus

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🟡 Noter les tâches à finaliser : 
Liste de Tâches : Je crée une liste détaillée des tâches restantes pour chaque projet, en notant précisément ce qui doit être fait, les délais associés et les ressources nécessaires.

Exemple en perso pour le projet - Mettre mon appartement en meublé.

Délégation : Si certaines tâches peuvent être déléguées, je contacte les collaborateurs ou les sous-traitants appropriés pour m’assurer que tout avance de manière fluide. Par exemple pour toi, prendre un sourceur indépendant pour t'épauler sur ton besoin actuel de 40 recrutements de commerciaux !

🟡 Communiquer avec les clients sur les prochaines étapes 
Mise à Jour des Clients (KPI's) : J’envoie des rapports d’avancement détaillés à chaque client, expliquant ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Cela inclut les éventuelles difficultés rencontrées et les solutions proposées.
Planification Future : En fonction des retours des clients, je planifie les étapes suivantes du projet, en définissant des objectifs clairs pour le mois à venir et en établissant un calendrier détaillé.

⏳ Estimation de temps : 1 heure. 

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Comptabilité & Facturation. 

Ce que j'ai fait durant un an :
Rédaction des devis clients pour les mois suivants (vu que je suis au TJM, je renouvèle constamment les devis à mes 2 clients). 
Rédaction des factures pour les mois qui vient de se finir (je rédige la facture le 27 mars pour une prestation qui s'est passé du 1er au 30 mars). 
Visionnage des comptes sur ma banque en ligne (voir si les virements sont bien passés, ect...). De mon côté, j'utilise Shine depuis plusieurs années et pour moi, c'est la meilleure Banque sur le rapport qualité/prix !
Relance impayés, retard de paiement.
Mise à jour de mon tableau excel de chiffres d'affaires (un aperçu de ce que ça donne👇)

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Exemple de tableau de suivi de CA - Recrutement et complément de revenus

Ce que je fais maintenant : depuis un petit moment, j'ai adopté Freebe. Je ne sais pas si tu connais ? C'est un logiciel de gestion pour les freelances. Je t'avoue que je suis plutôt conquise par leurs services vu que je l'utilise pour ma propre activité de recruteuse. Ce logiciel permet d'automatiser les tâches administratives (tu sais celles qui sont bien chiantes à faire 😵) : la création de devis et de factures, gérer la trésorerie, la connexion avec ton compte bancaire (même pour les banques en ligne comme la mienne), la déclaration du CA et surtout la gestion du passage à la T.V.A (et ça, c'est comme pas rien, ça m'évite de bien stresser pour rien!).

Si tu as envie de tenter l'expérience, je t'offre 2 mois sur ton abonnement avec le code HAPPYRECRUTEUR (à renseigner dès ton inscription 👐).

⏳ Estimation de temps : 
Sans Freebe : 3 heures (pour faire les choses bien)
Avec Freebe : 1h30 (pour faire les choses bien)

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Je fais ma déclaration de CA et je paye mes cotisations.

La déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF constitue une obligation principale pour la micro-entreprise. 

La déclaration de CA se fait de façon mensuelle ou trimestrielle (c'est à toi de choisir pour la formule qui te correspond le plus).

Directement avec la transmission de ta déclaration, tu vas payer tes cotisations sociales sur autoentrepreneur.urssaf.fr

Attention de bien déclarer le CA encaissé (et non celui qui est en cours de paiement !).

⏳Estimation de temps : 30 minutes. 

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Rappel : faire son actualisation Pôle Emploi

Aujourd'hui, je ne bénéficie plus du pôle emploi depuis des années mais je te laisse mon REX de 2019 :) 

"Dans le cadre d'une rupture conventionnelle (mon cas, par exemple), tu peux toucher des indemnités pôle emploi même lorsque tu créé une micro-entreprise, cela s'appelle l'ARCE (attention à ne pas confondre avec l'ACRE). Il y a néanmoins une obligation, tu dois t'actualiser tous les mois (même si tu touches un CA!)."

Cela veut dire que durant + 1 an , tu vas devoir faire une actualisation mensuelle en déclarant soit :

0 euros de CA pour le mois écoulé et donc tu vas percevoir ton chômage.
un nombre d'heures travaillés/mois en freelance pour tes clients (jamais un chiffre d'affaires) et donc ne pas toucher ton chômage (😱pas de panique, il va être reporté au mois d'après, qui va être reporté au mois d'après, ect... bref tu ne vas pas perdre tes indemnités). 

⏳ Estimation de temps : Environ 15 minutes. 

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Lire l'article : 4 stratégies concrètes pour développer / 
scaler son activité de solo-recruteur 

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Je programme des activités qui me changent / dynamise de mon quotidien. 

Pour que mon métier de recruteuse à mon compte ne devienne pas une boucle infernale, je programme régulièrement de nouvelles activités à faire pour "casser" le quotidien.

C'est ce que je préfère dans le freelancing, c'est que ces moments font partie intégrante de ton business et ça, c'est plutôt chouette !

Quelques propositions : 
Caler les journées de coworkings selon l'emploi du temps. 
Organiser son Espace de Travail : Ranger et nettoyer le bureau.
Placer mes rendez-vous perso/santé à l'avance. 
S'inscrire à une formation / coaching.
Faire de la création de contenus ou de l'écriture. C'est ce que je préfère ! 😉
Participer à des formations, des webinars, des lives ... 
Me faire une routine matinale complète (au moins 2 fois/mois)
Créer des playlists de motivation/chill. 
Choisir mes livres du mois (en ce moment celui de Nicolas Galita sur le recrutement et celui sur l'anxiété de Wendy SUZUKI) 
Préparer mes séances de sport (course ou yoga).
Améliorer ses Outils de Travail : Tester et adopter de nouveaux logiciels de gestion de projet ou de productivité.
...

⏳Estimation de temps : NO LIMIT ! 

↪️ Et toi quelles sont tes routines freelance ?

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