Hello, Hello 👋Bienvenue recruteurs freelances ou futurs recruteurs freelances ! Vivre l’aventure du freelancing, c’est avoir la chance de travailler sur des projets différents avec de nombreux clients. Mon dernier projet à découvrir ? "Le Guide du Recruteur indépendant" à petit prix !
Tu peux travailler sur un projet unique ou alors sur plusieurs projets récurrents selon les besoins et tes propres envies. Comme vous le savez, j’ai fait le choix de donner la priorité à mes clients TJM et considérer comme secondaire mes clients au succès. C'est donc travailler avec deux clients et donc deux projets différents avec une structure, des méthodes, des outils et une équipe qui changent constamment dans la journée.
Au bout de quelques semaines, j’ai vite compris, que je devais trouver une manière de travailler pour ne pas me sentir débordée. Cet article est un petit peu la suite de l'article "J'arrête le succès, vive le TJM" que je te conseille de lire avant de commencer celui-ci ✌️
J’ai pu donc revoir cette prestation ce weekend (que j’ai passé à la campagne 🌿) et proposer une nouvelle méthode de travail à mes clients pour augmenter ma productivité et mes résultats. Pour moi, c'est aussi l'occasion de prendre du recul sur ces nouvelles prestations et faire un retour d'expérience sur ces premiers pas au TJM. Ce qu'il faut bien comprendre, c'est que dans un projet, il y a 2 types de prestations à amener :
➖ La charge de travail qui va s'étaler sur plusieurs semaines ou mois selon la complexité du projet.
➖ Le degré de responsabilité pris par le freelance et l'impact de ces décisions.
⏳ Lorsque l’on est freelance, il est nécessaire de comprendre que le temps est la ressource la plus précieuse. C’est en l’optimisant, en réfléchissant sur son organisation, que tu vas parvenir à travailler efficacement et obtenir les meilleurs résultats.
Mes deux premiers conseils
❌ Le premier conseil : L'organisation au succès ne convient pas à l'organisation TJM.
Effectivement, au début je travaillais avec la même organisation que mes clients au succès. Cumuler des clients "à la journée" charge ton planning avec beaucoup plus de contraintes et demande beaucoup plus de rigueur.
❌ Le deuxième conseil : ne pas multiplier les clients au TJM (Par exemple, 2 clients X 2 jours par semaine ou 1 client à 2 jours par semaine et le deuxième client à 3 jours par semaine). Si tu cumules trop de missions et d'interlocuteurs, il y a forcément un client qui va être délaissé.
Un petit rappel de la mise en place des
prestations de recrutement au TJM
Choix du rythme :
J’ai fait le choix avec mes 2 clients de ventiler mes 2 jours de travail par semaine en 2 heures par jour pour chaque client du lundi au vendredi. Ce qui fait au total 4 heures par jour pour chaque client pour répondre à mes objectifs.
Pourquoi ventiler en heure par jour et non en jour par semaine ?
✔️Etre plus réactif pour les candidats.
✔️Pouvoir travailler un petit peu tous les jours.
✔️Etre plus joignable pour le client.
Mon ressenti
La ventilation par jour marche plutôt bien, les clients me font de bons retours et je peux suivre les dossiers au quotidien. Mais de mon côté, j’ai senti qu’il fallait que je m’organise beaucoup mieux dans mes journées pour éviter une surcharge de cerveau 🧠.
Si tu veux, tu peux également garder le système 2 jours entier pour l'un et 3 jours entiers pour l'autre si cela te convient mieux. Tu seras pour cette organisation :
✔️Plus concentré et focus durant tes journées de travail pour chaque client.
✔️Tes tâches seront mieux définies.
✔️Pas de changements et donc moins de surmenage avec un calendrier défini.
Parce que jongler entre les deux, ce n’est vraiment pas évident.
Devenir "switcher" (super jongleur de projet) nécessite de s'exercer un minimum.
Alors pas de folie si tu viens de te lancer freelance, il vaut mieux commencer doucement puis rajouter des clients petit à petit. Je pense qu'il est quand même important de travailler sur des recrutements au succès au début de son activité freelance. Ils sont un bon moyen de gérer son temps dans un premier temps puis passer au TJM en télétravail (ou en présentiel) si ce mode de rémunération te convient.
Le lancement
1 I La phase de lancement avec ton client TJM va être hardcore avec beaucoup de choses à mettre en place, beaucoup d'informations, une longue prise de brief à enregistrer, ... Bref, il faut que tu sois au top de ta forme les premiers jours.
2 I Tu vas devoir rencontrer ton client, te déplacer, côtoyer l’équipe avec qui tu vas travailler. C’est une donnée à prendre en compte, si tu es en télétravail et géographiquement loin de ton client.
PS : Ta journée prise de brief compte dans ton décompte TJM facturé (oui, tu ne te déplaces pas toute une journée chez le client sans être payé).
3 I Tu vas multiplier les outils : Pour le client A, j’ai eu des accès (lien, identifiant et mot de passe) pour 1 slack, 1 adresse mail au nom du client, 2 plateformes différentes, 1 tableau trello, 1 template de CV et j’en passe. Pour le client B, j’ai eu des accès pour 1 trello, 1 adresse mail de l’entreprise, 1 template de CV, 1 bordereau et c’est tout. Au début, ça a vraiment été la partie la plus compliqué à gérer en terme d'organisation.
4 I On va attendre beaucoup de toi et c’est tout à fait normal. Mais au TJM, dès la première semaine de travail ton client va attendre des résultats. Alors, donne toi à fond !
5 I Il va falloir capter très vite les demandes, les personnes, la structure de la société, son fonctionnement. Tu es positionné en tant qu’expert et tu vas devoir répondre correctement à toutes les questions. Mais aussi savoir dire "non" : "Non, je ne sais pas le faire" ou "Non, je ne peux pas le faire".
6 I Tu va devoir justifier de tes résultats. Tu n’aimes pas les KPI, dommage pour toi ! Parce qu’au client TJM, c’est une affaire de : confiance + KPI + Résultats.
7 I Tu ne vas pas que recruter, tu vas apporter des méthodes, du conseil des process. Tu vas avoir un rôle de consultant recrutement qui amène sa vision du travail et du recrutement. Tu vas avoir l’occasion de montrer l’envers du travail de recruteur et cela c’est vraiment génial. Par exemple, sur mon client A, je dois former un stagiaire recrutement / Biz dev et c’est vraiment sympa. Je suis vraiment impliquée dans l'équipe, et je dirais même plus je ressens moins la solitude du freelance.
8 I Une pause s'impose ! Il vaut mieux éviter de travailler sur deux projets totalement différents sans prendre une pause importante. On considère qu’il faut environ 10 à 15 minutes à ton cerveau pour switcher d’un projet à un autre.
Comment s'organiser pour cumuler plusieurs clients au TJM en tant que recruteur freelance ?
# 1 I Aller à l'essentiel en utilisant la loi de PARETO
Il va falloir être hyper productif durant les sessions de travail limitées avec ton client. Avant d’entamer une tâche, tu peux te poser la question : « Est-ce que ceci va m’amener des résultats ? ».
Effectivement, 80% de nos résultats proviennent de 20% de nos efforts fournis. C'est le principe de PARETO qui décrit que beaucoup de nos résultats proviennent d'une minorité d'efforts.
Ce qui veut dire également que 80% de nos efforts nous amènent très peu de résultats.
Il faut identifier dès les premières semaines de test les actions qui génèrent le plus de résultats non pas pour nous, mais pour le client.
Rapidement, il est pertinent de faire un point rapide sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui nous demande trop d’efforts (pour trop peu de résultats).
Il faut donc régulièrement décomposer les différents projets afin d’identifier toutes les tâches à accomplir du quotidien.
Aller à l'essentiel, c'est aussi arrêter le multi-tâche et se focaliser sur un objectif. Tu vas vraiment devoir séparer ton cerveau et penser "2 heures pour le client A" et "2 heures pour le client B" 🧠. Et pourquoi pas mettre un timer ?
Sur ce dernier point, mieux vaut ne pas essayer pas d’adopter la méthode de quelqu’un d’autre et de vraiment fonctionner selon sa propre productivité dans sa journée.
# 2 I Ne relever ses mails que 3 fois par jour pour chaque client
Simple, basique mais terriblement efficace. S’interrompre une dizaine de fois par jour pour consulter tes mails est une vraie perte de temps.
Encore plus quand tu as 2 boites mails différentes (+ la tienne!) 😱
Il n'y a rien de vraiment "urgent" au final, on ne sauve pas le monde.
Des fois je relativise comme cela.
Et si vraiment, le client a une demande pressante, il peut tout à fait m'appeler ou laisser un texto, dans ces cas là, je serais réactive.
Alors on gagne un temps précieux et on instaure un coup d'oeil sur les mails le matin, début d'après midi et milieu d'après-midi.
✉️Par exemple : le matin, on peut répondre aux mails qui nécessitent une simple approbation et noter pour plus tard les actions à faire durant le laps de temps pour le client. De plus, si tu regardes tes mails toutes les 30 minutes, tu vas déborder en termes d'horaires, c'est aussi à toi de bien gérer ton temps si tu ventiles ton temps en heures par semaine.
# 3 I Fais des comptes-rendus et des points réguliers avec ton client
Lorsque l’on travaille avec plusieurs clients, il est essentiel de savoir où l’on en est dans chacun de ses projets en cours.
Le client va demander régulièrement de lui donner un aperçu de ton avancement.
On y arrive : les KPI, le reporting, les tableaux excel, les CR, les indicateurs, ... 📊💣
(Et oui, tu crois qu'en passant freelance, tu y échappes ? Et, non, c'est même pire qu'en CDI ! )
Encore plus si tu es en télétravail, qu'en RPO (présence dans les locaux du client).
Dans ce cas là, tu vas pouvoir mettre plusieurs méthodes en place pour tes CR :
✔️L'ouverture d'un tableau de gestion de projet partagé avec tes clients. Je créé un tableau en ligne sur Trello (Trello est un outil de gestion de projet gratuit) et j'ajoute mon client par mail. Ainsi, il va pouvoir suivre l'ensemble du processus candidat et les avancés des missions.
De plus, je travaille en totale transparence grâce à cette méthode.
Les clients peuvent voir pourquoi le candidat a refusé l’opportunité, les messages d’approches, l’évolution des candidatures, ect ...
✔️Tu peux aussi rendre des comptes jour par jour par mail. C'est long et chronophage mais cela rassure le client sur ton travail. En fin de journée, tu peux noter tes avancées point par point. Exemple : « Session de sourcing AMOA durant 30 minutes ».
✔️ Ou 1 fois par semaine, tu peux faire un compte rendu écrit de ton travail divisé en 3 points :
- Les actions que tu as faites.
- Les résultats que cela a données.
- Les choses à faire pour la semaine suivante (basé sur ta TO DO LIST).
✔️Tu peux également faire tes CR en rendez-vous téléphonique client.
Avec l'un de mes clients, nous avons choisi de faire un call/skype avec toute l'équipe tous les lundis soirs.
LES TIPS
Je trouve que le fait de me « forcer » à écrire et à envoyer des CR à mon client m’engage en terme de travail et de résultats.
Ce qui n’est pas toujours le cas sur les recrutements aux succès.
On va pas se le cacher, on a toujours tendance à travailler avec les clients que l'on préfère et à mettre de côté certains.
Au TJM, le travail est égal au temps par semaine ou par jour.
✔️Chaque client a son canal de communication et un temps précis à te consacrer. Il faut trouver un moyen de dialoguer à des horaires qui conviennent bien à tes clients. Pour ça, il est préférable d'en parler en amont pour trouver un mode de fonctionnement qui convienne à tous.
Le bon conseil : Whatsapp avec la version whatsappWeb et plutôt pratique à utiliser.
✔️Prévois des temps d’auto-évaluation en fin de journée ou en fin de semaine. C'est très productif de se faire ses propres feedbacks puis adapter sa méthode par la suite.
✔️Le matin, reprendre la "liste d'actions à faire" de la veille, et ajouter les nouvelles tâches puis commencer à barrer (et donc effectuer les tâches). Et ainsi de suite.
✔️Si tu as envie d'être efficace sur le long terme, prends du temps pour toi. Travailler avec de nombreux de clients peut s’avérer parfois assez stressant et anxiogène. Aussi plaisant que le travail puisse être, on peut vite se sentir sous pression. Il faut alors prendre le temps de souffler, s'accorder des moments pour déconnecter.
✔️Le reste de la journée me permet de travailler pour mes autres clients (ceux qu’ils me restent au succès ou faire mon administratif).
✔️Apprends à dire NON quand les règles du côté de ton client ne sont pas respectées.
En fonction de tes demandes et de tes envies, tu vas rapidement accumuler plusieurs clients à la fois.
Alors, n'attend pas pour préparer ton organisation dès les premières demandes. Car celle-ci va s'ajuster petit à petit avec l'expérience.
🎵Compartimente, priorise et rend des comptes 🎵
🎵Compartimente, priorise et rend des comptes 🎵
🎵Compartimente, priorise et rend des comptes 🎵
Cette petite chanson va devenir ton quotidien.
Sans oublier de rester maître de tes journées et de ton temps.
Courage et à très bientôt pour de nouveaux articles.
Amélie, créatrice de Happy Recruteur.
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